Протестировали 5 распознавателей текста для маркетологов, чтобы вы нашли идеальный для себя

Привет, меня зовут Галина Борисова, и я работаю в отделе маркетинга компании AMS Software. Наша команда часто сталкивается с отсканированными договорами, коммерческими предложениями и брифами в PDF-формате. Из таких файлов нельзя просто скопировать текст — вам это наверняка знакомо.

Мы с коллегами протестировали самые популярные инструменты и подготовили обзор программ для распознавания текста со сканера. Они помогут вам скопировать данные из любого документа.

Что такое OCR, зачем оно бизнесу и когда распознавание текста нужно маркетологу и предпринимателю

Сканы документа — это просто изображения текста и таблиц, их можно открыть в графическом редакторе или в любом браузере. Но эти программы не распознают символы, поэтому реквизиты, ответы для ТЗ и другие данные приходится перепечатывать самостоятельно. А при ручном вводе возрастает риск ошибок.

Можно сделать скан-копии машиночитаемыми. Для этого используют программы с функцией оптического распознавания символов (OCR, Optical Character Recognition). Это технология для извлечения информации с изображений.

Программа превращает буквы на картинке в цифровые коды. После этого появляется не только возможность чтения, но и поиска по содержимому, копирования и правок в распознанном тексте.

Благодаря программе с OCR для распознавания текста с экрана маркетологу проще:

• Перенести ответы из брифов и анкет, заполненных вручную, в новый документ с техзаданием.
• Провести конкурентный анализ — выгрузить данные из коммерческих предложений и презентаций, сравнить условия.
• Оцифровывать визитки, заметки с деловых встреч.
• Подготовить контент — извлечь текст из скринов отзывов и любых публикаций в печатных СМИ для своих презентаций.
• Работать с архивами — после распознавания можно делать быстрый поиск по старым договорам и отчетам.

Также OCR-инструменты полезны компании в целом, особенно бухгалтерии, юридическим и кадровым отделам. С их помощью удобно преобразовывать PDF-сканы в редактируемый формат, чтобы можно было копировать реквизиты из договоров, счетов и актов, загружать их в системы учета.

На какие ошибки нужно проверять текст после распознавания: чек-лист

• Некорректно обработана кириллица, перепутаны символы: например, «О» и «0», «е» и «с», «m» и «т».
• Колонки смешались, в таблицах графы «наезжают» друг на друга.
• Потеряны пробелы, слова слипаются («вдоме» вместо «в доме»).
• Перепутаны дефис (-) и тире (—), из-за чего появляются неправильно написанные слова: «кое—как» и «чек—лист».
• Запятая сливается со словом («Покажем,как»), точка становится запятой, или наоборот.
• Валюты: $, €, ₽ могут стать буквами «S», «C», «P».

Критерии выбора программы для распознавания текста

Помимо ошибок, стоит помнить про неудобства, связанные с программами для распознавания сканированного текста. Появляются проблемы:

• Софт подходит только для OCR-распознавания, для дальнейшей работы нужна еще одна программа, поддерживающая PDF.
• Загрузка и процесс обработки документов занимают больше времени, чем ожидается, иногда проще найти данные вручную.
• В пробных версиях часто установлены жесткие лимиты на объем или количество файлов, а оформлять подписку слишком дорого.

Программы, которая подойдет каждому, не существует. Одному важен широкий функционал, другому — понятное меню, третьему — возможность установки на слабый ПК. Для себя я составила список критериев, на который ориентируюсь при выборе софта для работы.

Сначала — общие параметры для любых программ:

• Какие системные требования — если ваш ПК работает на пределе возможностей, при обработке тяжелых многостраничных файлов программа может тормозить и зависать.
• Есть ли бесплатная тестовая версия — не люблю покупать кота в мешке, поэтому прежде чем принять решение, предпочитаю проверить, насколько обещания на сайте соответствуют действительности.
• Можно ли купить лицензию (для зарубежного ПО) — я не доверяю посредникам, так что предпочту поискать другой инструмент, если нельзя оплатить подписку российской картой.
• Можно ли переключить меню на русский, понятны ли функции без долгого изучения — избавит от необходимости искать и читать инструкции при каждой новой операции.

Теперь о специфических критериях. Во время тестового периода я обязательно проверяю:

• Понимает ли программа разницу между русскими и латинскими буквами, не коверкает ли падежные окончания.
• Есть ли сегментирование — оно нужно, чтобы графы таблиц и колонки текста не смешивались и не наезжали друг на друга.
• Предусмотрены ли дополнительные функции — удобно, когда в программе весь набор: можно сделать правки и добавить свои комментарии.

Топ программ для распознавания текста

Мы протестировали разные решения: от простых онлайн-сервисов до полноценных программ для работы с документами. Ниже — разбор, который поможет понять, какую программу скачать для оптического распознавания текстов под ваши задачи.

PDF Commander — для ведения всей документации. Программа позволяет переводить бумажные документы в электронный вид с помощью сканера, а затем преобразовывать изображения в редактируемые файлы.

Есть два режима обеспечения OCR. Стандартный подходит для изображений в хорошем качестве, а режим на базе ИИ — для сложных исходных материалов: в низком разрешении, с мелким шрифтом или рукописными пометками. Программа выделяет сегменты — текст, таблицы и картинки распознаются отдельно, ничего не смешивается.

Кому подойдет: отделам маркетинга средних и крупных компаний, фрилансерам, бухгалтерам.

Плюсы:

• Можно подключить библиотеку из 100+ языков.
• Встроен редактор для улучшения качества сканов.
• Можно добавить извлеченную информацию поверх скана как невидимый слой, заменить изображение текстом или сохранить данные в файл TXT.
• Доступна конвертация в форматы Microsoft Office и HTML.
• Есть функция сравнения версий до и после редактирования.

Ограничения: пробная версия для Windows действует всего 5 дней. Есть бесплатная версия под Linux, но без функции экспорта.

ОС и лицензия: работает на ПК с Windows и Linux. Предлагаются подписка на год или бессрочная покупка, корпоративные тарифы. Возможна развертка на сервере компании.

Wondershare PDFelement — для тех, кто работает с текстом из разных источников. По сравнению с PDF Commander, здесь нейросеть используется не только для извлечения данных из скана, но и для создания резюме, проверки текста на орфографические и стилистические ошибки. Потом можно редактировать содержимое, вставлять закладки и аннотации, конвертировать файлы.

Кому подойдет: маркетологам, контент-специалистам и фрилансерам.

Плюсы:

• Программа для распознавания и перевода текста — благодаря функциям ИИ можно переводить материал с 25+ языков.
• Интегрируется с облачными сервисами для организации совместной работы.
• Позволяет пользователям найти нужную функцию в стартовом окне, не переходя в основной текстовый редактор.
• Есть проверка на генерацию текста ИИ.

Ограничения: в пробной версии результат сохраняется с водяным знаком. ИИ-функции оплачиваются отдельно от основной лицензии.

ОС и лицензия: работает на macOS и Windows. Для ознакомления предлагается бессрочная демоверсия, но OCR-модуль в ней недоступен. Необходимо оформить квартальную или годовую подписку либо купить «вечную лицензию». Есть тарифы для команд. Принимается оплата российскими картами.

Readiris — для крупных агентств с большим объемом сканов. В этой программе для сканирования и распознавания текста предусмотрена пакетная обработка, можно загружать изображения или печатные тексты из архива сразу папками.

Лучше всех инструментов из обзора сохраняет исходное форматирование: абзацы, списки и таблицы переносятся в итоговый файл с минимальными искажениями. Через плагин IRISmart (АЙРИСмарт) можно создавать сценарии для выполнения операций в автоматическом режиме. Например, настраивается последовательность действий: OCR-распознавание изображений, проверка и преобразование в DOCX.

Кому подойдет: маркетинговым отделам.

Плюсы:

• Выбор разрешения, цветового режима, других параметров сканирования.
• Много входящих и выходящих электронных форматов — графические файлы, документы Word, Excel и PowerPoint.
• Есть поддержка нескольких языков распознавания, включая русский.
• Распознанный текст можно преобразовать в аудио и сохранить в MP3 или WAV.

Ограничения: для оплаты нужна карта зарубежного банка, корпоративная лицензия недоступна в РФ. По сравнению с другими программами для распознавания русского текста хуже работает с рукописными материалами: возможна замена символов с похожим начертанием.

ОС и лицензия: подходит для Windows и macOS, предлагается «пожизненная» лицензия. Есть пробная версия на 10 дней.

PDF Maestro — выручит, когда на компьютер нельзя ничего устанавливать Функционал онлайн-сервиса, но в экстренных случаях без него не обойтись. PDF Maestro предлагает более 30 мини-приложений для работы с документами, в том числе инструмент OCR.

Обрабатывает только PDF, может дополнительно убрать шумы и перекосы страниц. Если хотите сделать распознавание текста с фото, конвертируйте предварительно картинки JPEG или PNG в PDF-формат и скачайте результат в виде текстового файла.

Кому подойдет: маркетологам, фрилансерам, владельцам малого бизнеса, часто работающим вне офиса.

Плюсы:

• Поддерживает распознавание со 100+ языков, позволяет работать с двуязычными документами.
• Нет лимита на количество операций, можно работать с многостраничными файлами без ограничений на число листов.
• Не требуется регистрация.
• После закрытия сайта все данные автоматически удаляются с сервера.

Ограничения: требуется стабильный интернет. Нет инструментов для редактирования и вставки текста.

ОС и лицензия: бесплатный сервис, работает в браузерах на компьютере.

Text Scanner (Текстовый сканер) — для тех, кто работает вне офиса Когда под рукой — только телефон, будет удобно использовать в качестве программы для распознавания символов мобильный сканер текста. Это приложение можно установить на смартфоны и планшеты с операционными системами Android и iOS.

Для захвата текста достаточно навести цифровую камеру на документ — содержание мгновенно считывается, остается только сохранить полученный результат. Также доступна работа со сканами в формате JPEG и PDF с устройства или из облачного хранилища.

Кому подойдет: малому бизнесу, выездным сотрудникам, маркетологам, фрилансерам.

Плюсы:

• Поддерживает 50+ языков.
• За счёт нейросетевых алгоритмов справляется с нечеткими снимками, мелкими и нестандартными шрифтами.
• Работает офлайн.

Ограничения: интерфейс на английском языке. Из-за блокировок Google Pay и запрета пополнять Apple ID со счета мобильного оператора россиянам недоступна полная версия с возможностью пакетной загрузки файлов.

ОС и лицензия: только Android и iOS, платная версия оформляется на месяц и год.

Как внедрить OCR в рабочие процессы

Программы для распознавания отсканированного текста могут автоматизировать рутину маркетологов — и за счет этого сэкономить их время и сократить число ошибок.

Как выстроить работу:

• Оцените потребности. Определите, какие документы обрабатываются чаще всего: договоры, счета, брифы, отчеты. Учтите объем, качество сканов и языки.
• Выберите подходящее решение под свои цели. Если приходится работать с большим потоком документов, стоит установить профессиональный софт для компьютера. Крупным компаниям будет удобно развернуть программное обеспечение на внутренних серверах: данные не передаются за пределы корпоративной сети, что критично для работы с коммерческой тайной. Для разовых задач будет достаточно онлайн-сервиса или мобильного приложения.
• Начните с тестового запуска. Обработайте небольшой объем документов и оцените точность и скорость. Проверьте, как справился софт со сложными участками: таблицами, реквизитами, мелким текстом.
• Настройте процесс. Зафиксируйте последовательность действий: загрузка → обработка → проверка → сохранение в нужном формате. Объясните коллегам основные действия, чтобы они быстрее освоились.
• Масштабируйте использование технологий. Подключите к работе с OCR все отделы и переложите рутинные задачи на программу.

Заключение: что стоит запомнить

Часто достаточно одной программы для распознавания текста с PDF, которая закрывает 80% повседневных задач. Остальное — вопрос привычки и аккуратной настройки процесса.

Современные сервисы работают с документами сомнительного качества. Качество распознавания в таких случаях может быть чуть ниже, но для большинства случаев его вполне достаточно.