Кейс: как агентство на 100+ человек отслеживает звонки и письма клиентов через Callibri

Мы — диджитал-агентство «Атвинта». Наша команда работает с крупными проектами и помогает компаниям расти за счёт комплексных решений. В этом кейсе расскажем, как настроили аналитику обращений у себя в агентстве и какие задачи решаем с помощью Callibri.

Задача

Новые клиенты обращаются к нам через сайт, по телефону и электронной почте. Основной канал — заявки с сайта, звонки и email занимают второе и третье место. Форма привязана к источнику трафика, но обращения по телефону и почте — нет. Мы не могли определить, какой канал привёл клиента, и оценить реальную отдачу от рекламы и SEO.

Другой проблемой были пропущенные звонки. Мы не знали, кто пытался с нами связаться, и теряли обращение. При этом мы хотели собрать всю информацию в одном месте, чтобы видеть полную картину по лидам.

Что подключили и как настроили

Для начала мы подключили МультиТрекинг от Callibri: коллтрекинг и email-трекинг. Каждое обращение по телефону и почте привязывается к источнику трафика — поиск, реклама или ссылка с UTM.

Также мы настроили виртуальную АТС: переадресация, время ожидания и автоприветствие в нерабочее время. Если менеджер не отвечает, звонок переходит на следующий номер.

Все обращения передаются в сервис сквозной аналитики и CRM. Туда же попадают записи разговоров: каждый звонок сохраняется и доступен для скачивания. Данные собираются в одном месте с привязкой к источнику трафика.

Как используем коллтрекинг

Раньше менеджерам приходилось конспектировать ключевые моменты прямо во время звонка — параллельно вести диалог и заполнять бриф. Либо переслушивать запись целиком после созвона. После внедрения Callibri мы скачиваем запись и загружаем её в нейросеть — получаем готовое саммари и автоматически заполненный бриф по нашей форме. Это также помогает анализировать скрипты продаж и в любой момент возвращаться к разговору.

Данные по звонкам передаются в сервис сквозной аналитики. На их основе мы отбираем контакты и настраиваем рекламу и рассылки — в том числе и по тем, кто не дозвонился до нас.

Пропущенные звонки отслеживаем отдельно. За 2025 год их количество снизилось на 50%. Например, из 154 звонков только 33 остались без ответа — по каждому из них мы видим, кто именно не дозвонился и откуда пришёл. Затем специалисты набирают клиента, пока он ещё заинтересован в предложении.

Зачем внедрили email-трекинг

В Callibri сохраняются и письма — по аналогии с записями звонков в коллтрекинге. По каждому обращению мы видим источник: реклама, SEO и переход по ссылке с UTM. Это помогает понять, какие каналы приводят клиентов, которые предпочитают писать, а не звонить или оставлять заявку на сайте.

При этом email остаётся для нас одним из стабильных каналов коммуникации: часть клиентов осознанно выбирает именно его — чтобы подробно описать задачу, приложить файлы или сразу зафиксировать детали проекта. Без трекинга такие обращения «выпадали» из общей аналитики и не учитывались при оценке эффективности каналов.

Внедрение email-трекинга позволило закрыть этот вопрос. Теперь мы видим полную картину по всем типам обращений и можем корректно оценивать вклад каждого источника — включая те, что раньше казались менее заметными.

Что видим в аналитике и как это влияет на решения

SEO — наш главный канал привлечения: 88% лидов приходят из поисковых систем, реклама даёт около 2,5%. На основе этих данных мы сократили расходы на платную рекламу и перераспределили бюджет в контент-маркетинг. Фокус сделали на развитии блога и SEO-страниц, которые уже показывают результат.

В аналитике мы видим, какие страницы приводят обращения. К примеру, статья в блоге про раздел «О компании» дала 115 обращений, главная страница — 108, а статья про этапы веб-разработки — 23.

Это позволило нам пересмотреть роль контентных страниц. Мы усилили наиболее конверсионные материалы: доработали структуру, добавили блоки с призывом к действию, протестировали дополнительные сценарии — например, попап с предложением консультации на страницах с высоким трафиком.

Также отслеживаем географию обращений из Москвы, Кузбасса, Санкт-Петербурга, Свердловской и Новосибирской областей, Краснодарского края и Астаны. По одной только Московской области мы получаем до 50 обращений.

Внедрение Callibri на клиентском проекте

Для строительной компании мы подключили коллтрекинг, email-трекинг и запись звонков. Каждое обращение привязали к источнику трафика.

Записи разговоров позволили отследить реальные запросы клиентов. Например, чаще всего уточняли про варианты бесплатной и платной доставки, условия приёмки товара и цены — даже когда они указаны на сайте. Реже спрашивали про B2B-опыт компании, но интересовались реализованными объектами для частных заказчиков.

Эта информация помогла нам выделить новые гипотезы и запустить другие рекламные кампании. Для этого мы провели серию A/B-тестов в Яндекс Директе, вынесли в оферы то, что волнует людей и переработали посадочные страницы. Аналитика показала, что поисковая реклама в Директе приводит самых качественных клиентов, а заявки из РСЯ редко доходят до сделки. Мы перераспределили бюджет в пользу поиска и получили рост обращений на 70% в межсезонье.

Результаты

• Только за 2025 год через Callibri зафиксировано 491 уникальное обращение: 408 заявок с сайта и 83 звонка.
• Количество пропущенных звонков снизилось на 50%. По каждому пропущенному мы видим контакт и источник, что позволяет перезвонить и не потерять лида.
• До подключения Callibri мы не знали, откуда приходят около 20% обращений — те, что поступали по телефону и email. Сейчас каждое обращение привязано к источнику трафика.
• На основе данных из Callibri мы видим, какие каналы приносят больше всего целевых обращений. Это помогает нам перераспределять бюджеты внутренних и клиентских проектов.