Оптимизация в бизнесе: как уменьшить затраты и сохранить прибыль
Оптимизация расходов — это выжимание максимума из каждого ресурса компании и отказ от лишнего. Чаще всего о ней приходится задумываться, когда рынок трясёт: она помогает оставаться конкурентоспособными и более-менее устойчивыми.
Вместе с CEO Red Collar и владельцем Telegram-канала Денисом Ломовым и руководителем HR-Tech продукта «Перформер» Евгением Лаптевым даём проверенные способы снижения затрат бизнеса.
Виды расходов бизнеса и что в них входит
Прежде чем заниматься оптимизацией, важно понять, из чего вообще состоят расходы компании. Для этого удобно разделить их на несколько групп.
Постоянные и переменные. Первые не зависят от объёма продаж — среди них, например, аренда офиса, зарплаты административному персоналу, страховки, лицензии на ПО. Вторые увеличиваются вместе с рабочей нагрузкой: чем больше в компании заказов, тем больше бюджеты на тестирование гипотез, гонорары подрядчикам, энергоресурсы, обслуживание офисного оборудования, налоги и логистику.
Постоянные расходы важно контролировать в кризис, а переменные проще пересматривать по ходу работы: например, при очередной поломке найти компанию для техобслуживания оргтехники с более низкими тарифами.
Тариф L CRM-Чата — для лидогенерации из всех каналов
Соберите обращения из мессенджеров, соцсетей, классифайдов и чата на сайте в одной CRM. Используйте автосообщения и ловцы лидов, чтобы не терять заявки.
Прямые и косвенные. Здесь всё зависит от того, можно ли трату привязать к продукту или услуге компании. Прямые расходы входят в себестоимость — например, гонорары копирайтерам и дизайнерам на фрилансе. Косвенные не так очевидны, но тоже нужны для работы и комфорта сотрудников. К ним относят абонентскую плату за профессиональные сервисы и подписки, а ещё расходы на офис: напитки, снеки, клининг.
Экономия на прямых расходах сразу сказывается на результатах работы. Сокращение косвенных — более безопасный путь. Если урезать канцелярские расходы, качество отчётов не пострадает. Клиент не заметит, если вы отключите ненужную подписку на интерактивную доску или таск-трекер.
Основные принципы грамотного сокращения расходов
Некоторые компании решаются на оптимизацию, только когда понимают, что переживают кризис. В этом случае не стоит рубить сплеча и сразу увольнять часть штата. Давайте разберёмся, что делать, чтобы сокращение расходов проходило с наименьшими потерями.
Анализ текущей структуры затрат. Нельзя урезать издержки, пока вы не знаете, куда реально уходят деньги и что даёт наибольшую отдачу. Маркетинговый бюджет — заметная статья расходов, которую хочется уменьшить. Но если, например, 40% маркетинговых денег приносят 80% лидов, бездумное сокращение ударит по работающим каналам. Стоит найти те 60%, которые тратятся впустую, и отказаться от них. Используйте привычный вам анализ расходов, например ABC, выделите категории, которые больше и меньше других влияют на выручку.
Мы каждый месяц проводим аудит расходов. Смотрим юнит-экономику, маржинальность проектов, загрузку команды, накладные расходы, дебиторку и скорость оборачиваемости денег. Раз в три месяца проверяем то же самое, но более детально.
Деньги теряются не в больших статьях расходов, а в мелких управленческих ошибках: неверной оценке проекта, лишних итерациях, недоговорённостях с клиентами. Например, бывало, что после оценки задач и начала работы клиент накидывал новые фичи и просил увеличить функционал текущих. Иногда команде проще согласиться, чем спорить и пересчитывать. А в итоге, для нас одни минусы: себестоимость работ росла, маржа падала, а мы не укладывались в сроки. Теперь мы жёстче контролируем рамки проекта на уровне аналитика и менеджера проекта.
Приоритизация. Она помогает определить, что сокращать в первую очередь. Расходы бывают критическими — без них нет бизнеса, важными — улучшают продукт, и дополнительными — делают жизнь сотрудников проще. Например, критические — доступ к API рекламных систем и платёжный шлюз, важные — подписки на сервисы аналитики, дополнительные — компенсация непрофильного обучения сотрудников, озеленение офиса, пицца по пятницам. Расставьте расходы по приоритетам для бизнеса и не трогайте критические.
Баланс между экономией и качеством услуг. Экономия за счёт качества не работает вдолгую. Клиент уйдёт к конкурентам, если почувствует, что получает не то, что ожидал. Например, небольшое агентство отменяет подписку на сервис сквозной аналитики и больше не видит реальные источники лидов — в итоге оно сливает бюджет заказчика впустую. Если так будет продолжаться, с ним расторгнут договор.
Помните: качество услуг — это основное, за что платят агентству. Экономия не должна на нём сказываться.
Эффективные способы сократить расходы бизнеса
После аудита затрат руководитель видит, какие расходы можно урезать. Но иногда хочется взглянуть на ситуацию шире и воспользоваться опытом коллег. Собрали рабочие способы сокращения расходов.
Пересмотр арендных и коммунальных платежей. Часто аренда — вторая или третья статья затрат после фонда оплаты труда. Чтобы на ней сэкономить, поговорите с собственником помещения о скидке. Например, вашим аргументом может быть срок аренды — зафиксируйте в договоре, что не съедете в ближайший год в обмен на специальные условия. Если не сможете договориться, рассмотрите варианты переезда в более дешёвое коммерческое помещение или аренду коворкинга.
Мы стали пользоваться глобальным коворкингом вместо офиса, когда 80% сотрудников перешли на удалёнку. В любой точке мира, где есть коворкинги этой сети, наши ребята могут забронировать место и поработать.
Оптимизация налогообложения и выбор подходящего режима. Некоторые бизнесы платят лишнее, потому что не пересматривали налоговый режим годами. Вместе с бухгалтером разберитесь, что для вас выгодно в данный момент. Например, если работаете по общей системе, рассмотрите вариант перехода на упрощённую, патент или НПД — налог на профессиональный доход.
Для некоторых регионов и видов деятельности с 1 января 2026 года действуют пониженные налоговые ставки. Проверьте, сможете ли снизить налоговую нагрузку таким способом в справочной таблице «КонсультантПлюс».
Снижение затрат на персонал без увольнений. Увольнять ценных сотрудников в кризис — самая дорогая «экономия», потому что потом компания потратит в разы больше на поиск и адаптацию новых. Лучше сокращать издержки на команду точечно. Например, перераспределить нагрузку и перевести кого-то на проектную работу или пересмотреть систему премий и привязать её к обороту компании.
Считаю, что доход сотрудников — это расходы, которые нельзя трогать ни при каких обстоятельствах. Но бывает, что сотрудник переезжает в другую страну и мы переходим на новый формат работы, снижая налоговую нагрузку на компанию.
Улучшение бизнес-процессов. Автоматизация и цифровизация помогают высвобождать рабочее время сотрудников и направлять его на те дела, которые максимально быстро влияют на рост выручки. Например, вместо того, чтобы часами собирать конверсию, CPO, ROI, ROAS и другие показатели вручную, используйте сервис сквозной аналитики. С ним узнаете, с какой рекламы приходят клиенты. Сервис посчитает возврат вложений в каждый маркетинговый канал, и вы отключите лишние, чтобы сэкономить бюджет. А ещё он моментально формирует отчёты — освободившееся время используйте для решения клиентских задач.
Мы нашли точки сокращения внутри проектов, а не снаружи. Недооценка задач выливается в бесконечные итерации и неутверждения. Новые требования клиента после утверждения ТЗ требуют дополнительных ресурсов и съедают маржинальность. Когда мы навели порядок внутри задач, маржа выросла сильнее, чем если бы мы сэкономили на офисе.
Переход на удалённый или гибридный формат работы. Такой режим экономит не только время сотрудников и их транспортные расходы, но и деньги бизнеса: коммунальные платежи, канцелярию, воду, расходы на снэки и клининг. Возможно, когда часть штата перейдёт на удалёнку, компании станет удобнее снимать офис поменьше и снизить аренду.
Оптимизация закупок и переговоры с поставщиками. Поставщики редко снижают цены по своей инициативе. Запрашивайте коммерческие предложения у тех, с кем ещё не сотрудничаете, чтобы ориентироваться в актуальных ценах и обоснованно просить скидку у текущих поставщиков. Они могут снизить цены, предоставить рассрочки или спецусловия.
В переговорах по продлению контракта на CRM обсуждаем не снижение стоимости, а бонусное подключение дополнительных возможностей. Так мы эффективнее используем бюджет с дополнительными инструментами в CRM.
Инструменты и технологии для контроля затрат
Собрали сервисы, которые помогают вовремя увидеть, куда уходят деньги, где можно сократить траты и что случится, если уменьшить ту или иную статью расходов.
МультиТрекинг Callibri для оценки эффективности маркетинга. Бюджет на маркетинг — заметная статья расходов. Без контроля деньги быстро улетучиваются: их съедают нецелевые аудитории, дублирующиеся кампании, устаревшие объявления и не только. Увидеть, что приносит реальные лиды, можно благодаря МультиТрекингу: сервис соберёт информацию по расходам и кликам из рекламных систем и сопоставит её с посетителями сайта и их обращениями.
Вы получите отчёт, который показывает конверсию, количество обращений и их стоимость в разрезе всех рекламных источников, кампаний, объявлений и ключевых слов. Дашборд аналитики позволит оценивать эффективность всей рекламы в одном окне: следите за изменением показателей в динамике, используйте фильтры и сортировку, группируйте параметры в любом порядке.
МультиТрекинг XL — для больших компаний
Узнайте, с каких объявлений приходят клиенты, и оптимизируйте маркетинговый бюджет. Все данные по рекламным активностям лежат в удобном дашборде: настраивайте внешний вид и расположение виджетов под себя в пару кликов.
Финучёт и аналитика: ERP-системы и облачные аналоги. Например, «1С:ERP Управление предприятием», «Галактика ERP», Digital Q.ERP и облачные — «Моё дело», «Небо». Это инструменты, которые фиксируют каждую операцию: приход денег, списание, зарплаты, налоги. Они дают единую картинку движения средств в реальном времени.
Подключите к системе кассу, корпоративные карты и расчётные счета через API банка. Все списания будут автоматически фиксироваться на дашборде.
Сервисы мониторинга и планирования бюджета. Например, «Финансы 360°», «ПланФакт», «ФинОфис». Они фиксируют не только прошлые траты, но и помогают управлять будущими. Вы закладываете лимиты, сервис следит за их соблюдением и предупреждает, когда они близки к исчерпанию.
Например, агентство выделяет менеджерам 50 000 ₽ в месяц на представительские расходы: кофе и обеды с клиентами. Ручной контроль плохо работает: сотрудники поздно сдают чеки и по итогу месяца тратят больше. После того, как компания внедрила сервис планирования бюджета, работникам выдали виртуальные карты с общим счётом. Руководитель видит расходы каждого, а менеджеры получают уведомления об остатке и не могут потратить больше — иначе карта заблокируется.
Контроль работает с любой категорией расходов в компании и помогает ограничить их без микроменеджмента.
ИИ для прогнозирования и оптимизации. Например, CatBoost от Яндекса, Google Cloud Vertex AI. Сервисы анализируют историю расходов компании, учитывают сезонность, корреляцию с выручкой, поведение поставщиков и делают прогнозы. Некоторые из них дают рекомендации, какие затраты можно безопасно уменьшить.
Например, нейросервис обучился на данных агентства и после потери двух важных клиентов подсказал заморозить наём, назвал, какие подписки стоит отключить и какой тариф в рекламной экосистеме выбрать. Компании удалось пережить время, которое ушло на поиски новых клиентов, и не уйти в большой минус.
Три ошибки при оптимизации расходов
Иногда решение о сокращении расходов приходится принимать экстренно — некогда анализировать и делать выводы. Из-за этого случаются ошибки. Вот самые распространённые:
- Урезать всё подряд. Не лучшая идея уменьшать все статьи расходов без разбора. Ведь некоторые из них генерят основную прибыль. Стоит разделить траты на критические, важные и дополнительные и начать с последних.
- Не думать о последствиях. Когда экономят в моменте и не смотрят вперёд, страдает качество услуги и растёт текучка. Например, если сделать зарплату меньше, сотрудники разбегутся. Если отменить подписку на сервис мониторинга, у специалистов станет больше работы, а у руководителя — меньше данных для принятия стратегических решений. Одни минусы для бизнеса.
- Не советоваться с командой. Если принимать решения единолично, сотрудники не сразу поймут, зачем происходят изменения. Чаще всего они неприятны для штата. Мотивация и лояльность специалистов падает. Это сказывается на качестве и сроках.
Вопросы и ответы по оптимизации расходов
Как мотивировать сотрудников экономить?
Рабочая мотивация стоит на трёх китах: прозрачность, вовлечённость и личная выгода. Покажите сотрудникам картинку целиком — объясните, что происходит с компанией и какие меры необходимы. Попросите поделиться идеями и платите процент от сэкономленного тем, чьи идеи сработали.
Какие расходы нельзя трогать ни при каких обстоятельствах?
Те, что напрямую влияют на качество продукта или услуги. А ещё на зарплатах ключевых сотрудников и комплаенсе — расходах на безопасность и соответствие требованиям законодательства. Если что-то пойдёт не так, штрафы обойдутся дороже.
Как быстро сократить расходы в кризисной ситуации?
Остановить всё, что можно, без потери выручки: наём, неиспользуемые подписки. Потом стоит убрать необязательные расходы компании вроде бонусов сотрудникам, компенсацию непрофильного обучения, бесплатное питание.
У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.
Нажимая «подписаться», вы соглашаетесь с правилами получения рекламных рассылок
Опубликуйте статью в блоге Callibri
Подойдут материалы про маркетинг, продажи и клиентский сервис