Представьте: команда работает стабильно, нагрузка не растёт, новых сотрудников в компанию не нанимали уже больше полугода. И вдруг приходит HR с цифрами и говорит: бюджет на персонал снова вырос на 30%. Так бывает, когда бизнес не учитывает скрытые траты или ведёт учёт хаотично.
Вместе с экспертами разбираемся, из чего складываются расходы на команду и как ими управлять, чтобы не сломать процессы.
- Евгений Лаптев, руководитель «Перформера», эксперт в области HR-сервисов.
- Максим Оганов, CEO Oganov.Digital, ментор года в Digital-галера.
МультиТрекинг М — рекламный бюджет под контролем
Коллтрекинг, email-трекинг и отслеживание заявок с сайта в одном тарифе. Дополнительно и бесплатно — дашборд маркетолога, Попапы и Обратный звонок.
Что относится к расходам на персонал
Расходы на персонал — это все деньги, которые бизнес распределяет на сотрудников: от зарплаты до обучения и инвентаря.
Допустим, руководитель рекламного агентства нанимает трёх новых маркетологов в команду. Вот как будет выглядеть процесс:
- Поиск — размещение вакансий, разбор откликов, собеседования.
- Наём — отправка оферов финальным кандидатам, оформление сотрудников.
- Выход — обучение и онбординг.
- Работа — выдача техники и доступов в сервисы, регулярные выплаты, бонусы, налоги.
На каждый из этих этапов у бизнеса уходит время команды и часть бюджета. Но и тут расходы не заканчиваются. В течение года сотрудники проходят курсы, берут отпуска и больничные, а ещё увольняются — на это тоже нужно закладывать деньги.
👉 В итоге стоимость специалиста получается выше его оклада — это важно учитывать при работе с бюджетом.
Прямые и косвенные расходы на персонал: в чём разница
Казалось бы, всё просто: компания платит сотруднику зарплату и периодически тратится на наём. Но на практике расходы делятся на две категории — их важно разделять, чтобы корректно вести бухгалтерский и налоговый учёт, а также управлять бюджетом.
Прямые расходы. Это то, что напрямую связано с оплатой труда сотрудника и фиксируется ежемесячно. Проще говоря, это базовая стоимость его работы.
К прямым затратам относятся:
- оклад,
- бонусы и премии,
- налоги и страховые взносы.
Косвенные расходы. Их нельзя напрямую связать с конкретным сотрудником или продуктом — они распределяются внутри компании. Такие затраты сложнее заметить, но они сильно влияют на итоговый бюджет. Вот что к ним относится:
- аренда офиса,
- организация рабочего места: мебель, техника, ПО,
- оплата административного персонала: бухгалтер, HR, офис-менеджер,
- обучение и командировки,
- корпоративные бонусы: ДМС, спорт, питание,
- канцелярия, интернет и другие офисные расходы,
- работные платформы и время HR на поиск новых сотрудников.
Стоимость найма и адаптации одного сотрудника может составлять от трёх до 10 его месячных окладов. Если люди уходят через два месяца — это прямые убытки, а ещё потерянное время руководителя. Чтобы такого не было, нужно настраивать систему онбординга и составлять правильный профиль кандидата.
Теперь посмотрим, какая сумма уйдёт на прямые и косвенные затраты в нашем примере с тремя маркетологами. Представим, что оклад каждого из них — 150 000 ₽.
👉 Вывод: к зарплатному фонду добавляется ещё 30–35% сверху — за счёт процессов, которые не всегда учитываются. Именно эти расходы чаще всего и становятся точкой для оптимизации бюджета.
Сокращение штата: стратегия для тех, кому важно быстро уменьшить расходы
Кажется, что увольнение сотрудников — единственно верное решение в ситуации, когда бизнес потрясывает. На самом деле это крайний вариант, который стоит выбирать в нескольких ситуациях.
Видите, что часть ролей дублируется. Допустим, вы взяли в команду пять SEO-специалистов в момент запуска корпоративного блога. Сейчас процесс налажен и для закрытия текущих задач хватает одного сотрудника. Только перед тем, как прощаться с остальными, подумайте, можно ли их подключить к другим задачам — наём новых SEO-специалистов через время обойдётся дороже.
Готовы к временной просадке в задачах. После сокращения часть процессов уйдёт тем, кто остался в компании. И здесь есть два последствия. Первое — сроки по проектам сдвинутся из-за высокой нагрузки на сотрудников, второе — в работе будут появляться ошибки, так как команда работает в режиме нон-стоп.
Хотите закрыть дыры в бюджете. Если бизнес столкнулся с кассовыми разрывами или падением выручки, иногда самый быстрый способ снизить финансовую нагрузку, сократить команду. Но важно понимать: эффект будет краткосрочным, если не пересмотреть процессы и структуру работы внутри отделов.
Сокращение — это крайняя мера. Его стоит выбрать, если направление бизнеса закрывается, стратегия радикально меняется или есть явно низкоэффективные сотрудники. Лучше всего работают пересмотр системы бонусов и аутсорсинг непрофильных функций или перевод части штата на частичную занятость.
Меняете бизнес-процессы. Например, вы закрываете направление продаж на маркетплейсе или построили бизнес-план, в котором часть задач по маркетингу отдаёте на аутсорс. В этом случае посмотрите, какие роли станут лишними и, если возможно, переведите часть людей на другой функционал.
Удержание команды: стратегия, которая сохранит процессы в бизнесе
Другой вариант — оставить команду в прежнем составе и пересобрать процессы и роли внутри неё. Посмотрим, в каких случаях это сработает.
Важно сохранить экспертизу в компании. Допустим, вы развиваете сеть частных медицинских центров, и в команде есть сильный маркетолог, который понимает специфику продвижения таких услуг. Подобных специалистов на рынке немного, и поиск может занять месяцы. Если нагрузка на проекте снизится, выгоднее сохранить сотрудника и переключить его на другие задачи, чем потом тратить ресурсы на наём.
Нет ресурсов на найм и адаптацию новичков. Почти всегда это обойдётся дороже, чем выплачивать зарплату текущему сотруднику. Можно пойти по другому пути: перевести часть команды на проектную занятость или перераспределить нагрузку.
Есть желание сохранить мотивацию команды. В маркетинге процессы завязаны на взаимодействии: дизайнер, маркетолог, аналитик и проджект работают в единой связке. Если сохранить эту систему, процессы не посыпятся, а команда сохранит интерес к проекту.
Главное — разделять текущую ситуацию с сотрудниками. Люди готовы работать в трудные времена, если понимают, почему это происходит, что делает руководство и где свет в конце тоннеля. Поэтому нужно научиться мониторить состояние команды и смещать фокус с «мы экономим» на «мы становимся эффективнее, чтобы выжить и вырасти».
Много проектов внутри компании. Когда задач становится больше, их лучше распределять по мини-командам. Например, в ней может быть три сотрудника: один отвечает за трафик и рекламу, второй — за контент и соцсети, третий — за аналитику и CRM. Если всем будет заниматься три человека, вместо экономии получится так: сотрудники начнут гореть, а качество работы снизится.
Пять способов уменьшить расходы на персонал: советы экспертов
Теперь рассмотрим, что конкретно поможет сократить расходы на сотрудников без разрушения всех процессов.
Перераспределение задач внутри команды. Возможно, у вас есть сотрудники со знаниями из смежной области. Например, маркетолог может базово работать с аналитикой, а аккаунт-менеджер — писать тексты или собирать простые отчёты. Это не значит, что нужно навешивать ещё пласт задач на каждого. Речь про то, чтобы посмотреть на скилы команды под другим углом.
➡️ Как действовать:
- Проанализируйте загрузку через таск-трекер или отчёты по задачам.
- Спросите сотрудников напрямую, готовы ли они к дополнительным проектам.
- Выделите задачи, которые можно закрывать внутри команды без найма новых людей.
Провалы бюджета обычно скрыты в неявных расходах. Иногда это связано с тем, чем занимаются сотрудники в компании. Например, когда Senior выполняет задачи Juniora, компания переплачивает за навыки, которые не используются в полной мере. В этом случае стоит провести аудит ролей и грамотно перераспределить задачи.
Автоматизация рутинных процессов. Таск-трекер, CRM, ИИ делают жизнь проще всем — руководителю, команде, HR. Например, можно автоматизировать сборку отчётов, обработку лидов или написание базовых текстов. Это снизит нагрузку на сотрудников и освободит им время для более сложных задач.
➡️ Как действовать:
- Выпишите повторяющиеся задачи, которые занимают от 30% времени.
- Подберите инструменты под процессы и начните внедрять что-то одно.
- Протестируйте автоматизацию на одном проекте или задаче.
- Посмотрите, упростилась ли работа для команды.
Мы всё чаще выполняем рутинные простые задачи силами ИИ, а не живых специалистов. Например, это может быть составление описаний для товаров или объявлений на Авито или первичная аналитика. Это экономит до 30% бюджета на внешние услуги. А сложные задачи мы передаём проверенным фрилансерам тогда, когда это действительно необходимо.
Аутсорс отдельных задач. Не всех специалистов выгодно держать в штате. Например, дизайн для моушн-роликов, настройку рекламы под запуск продукта или разовые исследования. В таких случаях проще разово привлекать специалистов на проект — и платить им за результат.
➡️ Как действовать:
- Найдите сотрудников с нерегулярной загрузкой.
- Найдите фрилансеров под них или переведите на аутсорс часть команды.
- Зафиксируйте формат работы: задачи, сроки и стоимость.
Мы выбираем аутсорс в большинстве случаев. Исключение — ключевые позиции. Это те люди, которые отвечают за стратегическое планирование, финансовые показатели, развитие агентства. А вот дизайнеров, SMM, маркетологов, копирайтеров, маркетологов, PR и многих других специалистов мы находим на аутсорсе. У них размер зарплаты зависит от количества выполненных задач.
Аутсорсинг даёт быстрый эффект, если учитывать не только зарплаты, но и все сопутствующие расходы. Когда компания выводит задачи за пределы команды, она сокращает ФОТ, затраты на налоги, рабочие места, управление и адаптацию.
Обучение текущих сотрудников. Если часть команды не дотягивает по навыкам, это не всегда повод её увольнять или нанимать новых людей. Иногда быстрее и дешевле прокачать текущих сотрудников — и закрыть задачи их силами.
➡️ Как действовать:
- Определите, каких навыков не хватает команде.
- Подберите точечное обучение: курсы, наставничество, внутренние мастерские.
- Закрепите новые навыки на практике через задачи.
Изменение системы оплаты. Если сотрудники получают фиксированную зарплату независимо от загрузки и результатов, компания будет терять деньги впустую. Это часто встречается в маркетинге: например, дизайнеру платят оклад, проектов стало в три раза меньше и в итоге часть гонорара он получает просто так.
➡️ Как действовать:
- Проанализируйте загрузку и вклад сотрудников в результат — проекты, выручка, KPI.
- Пересоберите систему оплаты: добавьте переменную часть, привязанную к результатам.
- Зафиксируйте понятные метрики, на которые сотрудник может влиять.
В «Перформере» мы делаем упор на совокупный доход, а не только на фиксированную часть. В него входит бонус, привязанный к результатам. Так сотрудник сам влияет на свою зарплату, а компания снижает риски: в команде остаются те, кто показывает результат.
Как отследить затраты на персонал: четыре инструмента
В бизнесе всё как в жизни: чтобы управлять расходами, их нужно регулярно отслеживать и анализировать. Вот с помощью чего это можно делать.
Сквозная аналитика и дашборды. Помогают увидеть общую картину по команде: сколько компания тратит на сотрудников, как меняется фонд оплаты труда и какую долю он занимает в выручке. Например, в BI-системе или CRM для HR по типу «Хантфлоу» или SimpleOne HRMS можно собрать дашборд и отслеживать расходы по отделам или проектам. Там вы увидите сумму трат на вакансии, рекламу, зарплаты и итоговую стоимость найма одного специалиста.
Учёт HR-бюджета. В системах управления персоналом также фиксируются все данные по сотрудникам: зарплаты, бонусы, отпуска, загрузка. Это упрощает анализ и помогает видеть стоимость команды. Например, можно отследить, сколько стоит один специалист с учётом всех выплат и как меняется нагрузка по отделам
Сценарное планирование. Этот инструмент используют, когда нужно решить, по какой стратегии действовать. Например, вам нужно понять, что будет, если нанять ещё одного маркетолога, перераспределить задачи внутри команды или передать часть функций на аутсорс. В этом случае вы заранее моделируете каждый сценарий: фиксируете зарплату, нагрузку, сроки выполнения задач, а затем считаете, как изменится ситуация при разных вариантах. Обычно это делают в таблице.
Тариф L CRM-Чата — для лидогенерации из всех каналов
Соберите обращения из мессенджеров, соцсетей, классифайдов и чата на сайте в одной CRM. Используйте автосообщения и ловцы лидов, чтобы не терять заявки.
Таск-трекеры. Показывают, на что уходит рабочее время команды. Также инструмент поможет распределить задачи и сделать процесс прозрачным для всех — и для специалиста, и для руководителя. В трекерах есть аналитика, которая подсветит, какие задачи занимают больше всего ресурсов, где есть перегруз или, наоборот, недозагрузка сотрудников.
Мы оцениваем показатели выручки. Смотрим на общую выручку агентства и на вклад каждого сотрудника. У нас все имеют чёткие KPI — количество закрытых задач, качество работы, соблюдение дедлайнов. Всё отслеживаем в «Битриксе24». Если человек стабильно выполняет план, его вклад окупает зарплату. Если нет — мы разбираемся в причинах и корректируем нагрузку или формат работы.
Ответы на частые вопросы по оптимизации расходов на персонал
С чего начать оптимизацию затрат на персонал?
Первый шаг — анализ текущих расходов: посмотрите фонд оплаты труда, нагрузку на сотрудников и структуру команды. Часто уже на этом этапе видно, где есть перегруз, недозагрузка или дублирующиеся роли.
Какие статьи расходов можно сократить в первую очередь?
Чаще всего начинают с косвенных затрат — например, неиспользуемых сервисов и бонусов, которыми сотрудники не пользуются. Прямые затраты вроде зарплаты сокращают в последнюю очередь, потому что это сразу влияет на мотивацию команды и скорость работы.
Как понять, что ФОТ оптимизирован правильно?
Верный показатель — когда нагрузка в команде распределена равномерно, задачи закрываются в срок, а фонд оплаты труда растёт пропорционально результатам бизнеса. Если расходы стабильны, но эффективность падает — оптимизация, скорее всего, не сработала.
Когда нужно сокращать зарплаты или увольнять?
Только в крайних случаях: если бизнес меняет стратегию, закрывает направления или сталкивается с серьёзным падением выручки. В остальных ситуациях сначала стоит попробовать перераспределение задач, автоматизацию или изменение системы мотивации.
У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.
Нажимая «подписаться», вы соглашаетесь с правилами получения рекламных рассылок
Опубликуйте статью в блоге Callibri
Подойдут материалы про маркетинг, продажи и клиентский сервис