Как создать виртуальный номер телефона и взять звонки под контроль

Чтобы завести виртуальный номер, не нужно вызывать монтажников, тянуть провода или покупать отдельное оборудование — достаточно выбрать провайдера и оплатить тариф. При этом пользы от него куда больше, чем кажется на первый взгляд: помимо обычного приёма звонков, он показывает, откуда именно пришёл клиент — с сайта, из рекламы или по рекомендации.

В статье подробно разберём, как именно работает виртуальный номер, зачем он бизнесу и как его правильно использовать.

Что такое виртуальный номер и каким бывает

Виртуальный номер — это номер, который работает через облачную АТС, а не физическую SIM-карту или проводную линию. В отличие от обычного мобильного, его можно использовать онлайн с любого гаджета — смартфона, компьютера или ноутбука — и без привязки к геолокации. Иными словами, получится принимать звонки, находясь где угодно: от Камчатки до Сейшел.

Важно не путать его с eSIM:

• eSIM — это встроенный в телефон чип, заменяющий обычную пластиковую сим-карту.
• Виртуальный номер — облачная услуга, которая вообще не зависит от железа вашего телефона.

Основные типы номеров для аренды или покупки собрали в таблице 👇

Важно: получить виртуальный номер можно только после подтверждения личности — для физлиц или данных компании — для юрлиц. Выбирайте надёжного и легального провайдера связи, иначе номер могут заблокировать.

Зачем виртуальный номер бизнесу

Компании переходят на облачную телефонию ради трёх главных преимуществ: безопасности данных, экономии на связи и точной аналитики.

• Конфиденциальность. Клиент видит один узнаваемый номер и всегда знает, куда обратиться повторно. При этом личные контакты сотрудников скрыты, а вся история звонков хранится в CRM-системе. Это особенно важно при смене персонала: менеджер не сможет забрать с собой клиентскую базу при увольнении.
• Экономия бюджета. Содержание офисной АТС, оплата роуминга и обслуживание проводных линий обходятся дорого. Переход на облачную телефонию может снизить расходы на связь до 70% — не нужно покупать SIM-карты и оборудование.
• Аналитика рекламы. Коллтрекинг — это технология, которая связывает входящий звонок с конкретной рекламой. Он бывает двух видов: статический — для офлайн-активностей и динамический — для онлайн. Например, вы можете одновременно запустить контекст и оплатить размещение на билборде — и отслеживать, откуда приходит больше обращений.

Как работает: объяснение для гуманитариев

Когда клиент набирает виртуальный номер, вызов попадает в облачную АТС. Это программа на серверах провайдера, которая работает через интернет и заменяет привычную офисную телефонную станцию.

В настройках АТС заранее прописывают сценарии переадресации — правила, по которым система определяет, куда направить звонок. Например, вызов можно перевести на конкретного менеджера, первого свободного оператора или в нужный отдел через голосовое меню (IVR). Маршруты настраивает сама компания в личном кабинете — в этом нет ничего сложного.

Далее менеджер принимает звонок на любом устройстве: смартфоне, программе на компьютере или SIP-телефоне — специальном аппарате для интернет-звонков, который выглядит как обычный офисный телефон.

Параллельно с разговором система записывает аудио и фиксирует статистику: кто звонил, куда поступил вызов и сколько длилась беседа. Руководитель в любой момент может зайти в личный кабинет через браузер, чтобы прослушать записи, проверить качество работы команды или посмотреть общие отчёты по скорости ответа.

Как создать виртуальный номер: пошаговый план

Процесс подключения у всех провайдеров похож и занимает от нескольких минут до одного дня. Однако на каждом этапе есть нюансы, от которых зависит эффективность связи для вашего бизнеса.

Шаг 1. Выберите провайдера

Компании, предоставляющие виртуальные номера, делятся на три типа:

• Классические мобильные операторы. Оптимальны, если телефон нужен только для базовых звонков без сложных дополнительных функций.
• Специализированные сервисы IP-телефонии. Предлагают гибкие настройки облачной АТС и подходят компаниям с разветвлённой структурой и несколькими отделами.
• Платформы маркетинговой аналитики. Их выбирают, когда помимо связи необходимо отслеживать источники звонков и заявок для оценки рекламы.

Шаг 2. Выберите тип номера

• Городской. Повышает доверие местных клиентов и подходит локальному бизнесу, например кафе, салонам красоты, автосервисам.
• Мобильный. Удобен для компаний, которые работают без привязки к конкретному городу или часто меняют адрес офиса.
• Федеральный (8-800). Подойдёт, если у бизнеса федеральная аудитория и звонки должны быть бесплатными для клиента.

Шаг 3. Пройдите регистрацию и верификацию

Купить номер анонимно не получится. С 1 сентября 2024 года в России действуют строгие правила идентификации абонентов: провайдер обязан запросить документы для подтверждения личности. Физлицу понадобится паспорт, а юридическому лицу — учредительные документы компании.

Шаг 4. Оплатите тариф

Цены зависят от типа номера и оператора: от бесплатных вариантов с поминутной оплатой до нескольких тысяч рублей за формат 8-800. При выборе оценивайте не только абонентскую плату, но и стоимость исходящей минуты. При плотном потоке вызовов дешёвый пакет услуг с дорогой тарификацией минут в итоге обойдётся дороже, чем фиксированный безлимитный план.

Шаг 5. Настройте переадресацию

Определите, куда будут поступать входящие вызовы: на рабочие телефоны сотрудников, в программу на компьютере или на SIP-аппараты. Последний вариант чаще выбирают для отделов продаж и кол-центров. Вы можете задать комбинированный сценарий: например, сначала звонок идёт в приложение на ПК, а если менеджер не отвечает 10 секунд, система автоматически переводит вызов на его мобильный.

После оплаты и настройки базовой переадресации номер готов к работе. Расширенные функции — аналитику, запись разговоров и интеграцию с CRM — можно подключать и корректировать в личном кабинете по мере необходимости.

Как настроить коллтрекинг на примере Callibri

Если номер нужен не просто для связи, а для аналитики рекламы потребуется отдельно настроить коллтрекинг. Полную инструкцию можно найти в разделе «Помощь», ниже — её краткая версия.

1. Установите скрипт на сайт. Специальный код от Callibri позволяет системе динамически менять номера телефона для разных посетителей в зависимости от того, откуда они пришли.
2. Заполните основные настройки проекта. Укажите название проекта и домен сайта, чтобы система понимала, для какого ресурса работает трекинг.
3. Подключите пакет МультиТрекинга. Есть бесплатный тестовый период на 5 дней, после которого можно перейти на платный тариф.
4. Создайте виртуальную АТС (ВАТС). Во вкладке «Коллтрекинг» раздела «МультиТрекинг» нажмите «Создать ВАТС» и укажите правило переадресации — куда направлять звонки от каждого источника трафика.
5. Создайте канал отслеживания. В разделе «Каналы» задайте название и привяжите к нему нужную ВАТС, а также выберите условие, при котором должен отображаться отдельный номер — например, переход по конкретной UTM-метке рекламной кампании.
6. Впишите номер и добавьте уведомления. Укажите номер, который отображается на сайте, добавьте контакты для оповещения о пропущенных звонках и при желании настройте автоматическое СМС позвонившему.
7. Включите канал и проверьте результат. Активируйте его в разделе «Каналы». Затем откройте сайт в режиме инкогнито, чтобы убедиться, что номер действительно меняется при переходе с нужного источника.

Как использовать виртуальный номер в маркетинговой аналитике

Представьте: мебельная фабрика решила продвигаться в Яндексе, соцсетях и через уличные баннеры. Спустя два дня начали поступать первые звонки, но вот откуда именно — неизвестно. Поэтому маркетолог продолжил распределять бюджет в равных пропорциях, чтобы точно ничего не сломать. С одной стороны — всё в порядке, заявки есть. С другой — можно было направить деньги на самый эффективный канал и заработать больше.

Коллтрекинг Callibri связывает каждый входящий звонок с конкретной площадкой. Статический подойдёт для офлайна: полиграфия, билборды и так далее. Динамический — для онлайн-рекламы: получится отследить путь пользователя вплоть до ключевого слова.

Вся информация попадает в личный кабинет, где формируется отчёт по входящим обращениям. Вы увидите источник трафика, длительность диалога, скорость ответа, пропущенные и другие важные данные. А если подключить Речевую аналитику, сможете автоматически классифицировать лиды, расшифровывать записи разговоров, получать отчёт по работе менеджеров и улучшать клиентский сервис.

Что даёт виртуальный номер бизнесу: главное

• Нет привязки к устройству и геолокации. Номер работает через интернет, поэтому его можно переадресовывать на любые гаджеты и использовать из любой точки на карте.
• Прозрачная аналитика рекламы. С коллтрекингом каждому каналу присваивается индивидуальный номер. Благодаря этому маркетолог может легко отслеживать эффективность кампаний: от контекста до объявления на остановке.
• Защита данных и контроль качества: личные контакты сотрудников скрыты от клиентов, а вся история звонков внутри компании. Удобно оценивать работу менеджеров, например, анализировать у кого больше пропущенных.

Какой тип номера выбрать — зависит от задачи: для простого приёма звонков достаточно базового тарифа у оператора связи, а для полноценной маркетинговой аналитики стоит выбрать сервис с коллтрекингом, например Callibri.

Частые вопросы

Что делать, если пропадёт интернет?

Если в офисе или у сотрудника пропадёт интернет, звонки не потеряются благодаря резервному сценарию переадресации. Система автоматически перенаправит вызов на обычный мобильный телефон через сотовую сеть. При сбое на стороне самого провайдера телефония временно перестаёт работать. Чтобы снизить этот риск, важно выбирать надёжного оператора с бесперебойной работой серверов и высоким показателем отказоустойчивости.

Можно ли арендовать номер на время?

Да, виртуальные номера обычно арендуются помесячно, без долгосрочных обязательств — это одно из ключевых преимуществ перед покупкой оборудования и постоянной SIM-карты.

Могут ли на один номер звонить сразу несколько клиентов?

Да, современные виртуальные номера — многоканальные: они принимают десятки звонков одновременно и распределяют их между свободными сотрудниками.