Куда уходят ваши письма: всё про email-трекинг для бизнеса

Вот вы отправили сотню писем и ждёте отклика. Но как понять, кто действительно прочитал сообщение, а кто сразу закинул его в корзину? А как быть с просмотром файлов и переходами по ссылкам? Без таких данных почтовая коммуникация превращается в «угадайку». Чтобы этого избежать, бизнес всё чаще использует email-трекинг.

В этом материале разберём, как работает инструмент, кому он подходит и как встроить его в свои процессы.

Что такое email-трекинг простыми словами

Email-трекинг — это инструмент аналитики, который показывает, кто открывает ваши письма, из каких каналов приходят клиенты и как быстро отвечают менеджеры. Он полезен B2B-компаниям, интернет-магазинам, агентствам, образовательным платформам — всем, кто активно продаёт через почту.

Благодаря email-трекингу бизнес получает прозрачность. Например, в некоторых сервисах видно не только количество отправленных писем, но и сценарии поведения адресатов. Вы узнаете, что письмо открыли несколько раз, переслали или удалили. Эти данные помогут принять взвешенные решения, к примеру, позвонить человеку по телефону или продублировать сообщение.

Партнёры Callibri активно применяют email-трекинг в своих проектах — аналитика почты напрямую влияет на финансовые результаты их бизнеса. Например, Digital-агентство Toogarin подключило этот инструмент крупному производителю промышленного оборудования. За месяц стоимость заявки снизилась почти в три раза — с 1 000 до 330 ₽.

👉 Читать подробнее.

Каким бывает email-трекинг: обзор видов и функций

По техническому подходу email-трекинг можно разделить на входящий и исходящий:

• Входящий показывает, с каких источников приходят обращения: реклама, сайт, партнёрские публикации и так далее.
• Исходящий отмечает, кто открыл письмо, перешёл по ссылке или ответил на сообщение. Например, клиент открыл письмо трижды, переслал его и кликнул на PDF-файл.

Сервис Callibri работает с входящим email-трекингом — подменяет адреса электронной почты в объявлениях и на сайте, чтобы вы могли точно определить источник лидов. Инструмент уже включён в МультиТрекинг.

Для старта исходящий email-трекинг необязателен — обычно его подключают по мере роста бизнеса. У него есть свои особенности и возможности 👇

Отслеживание открытий и кликов. Система показывает, кто открыл письмо и по каким ссылкам переходил. Благодаря этому менеджер видит степень прогрева клиентов и понимает, с кем работать в первую очередь.

Фиксация ответов. Она помогает отслеживать скорость и качество работы менеджеров. Например, если один сотрудник отвечает в течение 10 минут после открытия письма, а другой — через день, руководитель может поинтересоваться, в чём причина и скорректировать процессы.

Интеграция с CRM. Все данные сразу попадают в систему, где видно отчёты и статистику. Реакции на письма автоматически отображаются в карточке клиента: открытие, переход по ссылке, ответ.

Как работает и подключается email-трекинг: пошаговая инструкция

Принцип работы у входящего и исходящего email-трекинга отличается:

• Входящий: для каждого источника обращений вы создаёте уникальный email-адрес. Это нужно, чтобы разделять каналы: например, promo@ для рассылок с акциями и partners@ для писем партнёрам.
• Исходящий: вы добавляете в письмо невидимую метку — небольшой фрагмент кода. Он не меняет адрес получателя, но позволяет системе фиксировать источник лида, клики и ответы.

Все данные попадают в отчёты, которые подсвечивают новые точки роста: где оптимизировать расходы, как ускорить цикл сделки и какие клиенты приносят больше прибыли.

Чтобы внедрить email-трекинг, не нужны глубокие технические знания. Обычно процесс выглядит так:

Шаг 1: выберите сервис. Подумайте, что именно вы хотите отслеживать: скорость ответов менеджеров или, например, источник трафика. От этого зависит выбор платформы — у некоторых предусмотрена интеграция с CRM, чтобы данные сразу попадали в карточку клиента.

Шаг 2: настройте подменные адреса или метки. Разделяйте их по каналам или отделам, чтобы понимать, откуда приходят лиды.

Шаг 3: начните анализировать статистику. Отслеживайте, какие письма чаще читают, а какие игнорируют. Если, например, письма из рекламных кампаний открывают чаще, чем из холодной рассылки, — стоит перераспределить усилия и бюджет.

⚡ Как правильно настроить инструмент от Callibri, рассказали в подробной инструкции.

Выводы: что стоит запомнить

Главное в email-трекинге — прозрачность. Просто отправлять письма недостаточно: важно видеть, кто их открывает, пересылает и на какие ссылки кликает. Так проще настроить эффективные маркетинговые кампании и снизить стоимость лида.

Три кита email-трекинга:

• Данные: кто и как взаимодействует с письмом.
• Аналитика: оценка каналов, скорости откликов, эффективности менеджеров.
• Действие: приоритизация работы, корректировка рассылок, рост продаж.

Этот инструмент не требует сложных настроек и огромного бюджета. Малый бизнес может начать с входящего трекинга и пары подменных адресов, постепенно расширяя систему по мере роста.

Ответы на частые вопросы

Что такое подменный email-адрес? 

Подменный email-адрес — это отдельный почтовый ящик, который создают для отслеживания источников обращений и оценки маркетинговых активностей. Например, вы запускаете рассылку по новым клиентам через адрес promo@. Система покажет, откуда пришёл ответ — из этой рассылки или из другого канала. Аналогично можно создать адрес partners@ для писем, связанных с партнёрскими каналами. 

Сколько подменных адресов нужно? 

Количество подменных адресов зависит от размера бизнеса и его задач:

• Небольшая фирма или стартап могут обойтись 2–3 адресами: один для рекламы, другой для продаж или партнёрских кампаний.
• Средний бизнес часто использует от 5 до 20 адресов для разных каналов: соцсетей, баннеров, рассылок и партнёрских сайтов. Например, интернет-магазин может настроить promo@ для акций, ads@ для рекламы, info@ для запросов и support@ для поддержки — и сразу видеть, какие каналы приводят клиентов.

Важно: обилие адресов на старте запутает менеджеров и усложнит аналитику — начните с ключевых каналов и постепенно добавляйте новые.

Какие данные собирает email-трекер? 

В зависимости от сервиса Email-трекер фиксирует разные события и действия с письмами:

• Открытие. Система показывает, кто и когда прочитал email. Вы можете оценить вовлечённость получателей. Например, если рассылка на 500 контактов принесла 300 открытий — тема заинтересовала аудиторию.
• Переходы по ссылкам. Трекер отслеживает, какие ссылки открывают получатели и сколько из них переходит на сайт или лендинг. Если 50 человек кликнули на промокод, а 10 оформили заказ, менеджер видит, какие предложения стоит продвигать активнее.
• Ответ. Фиксирует, сколько человек и с какой скоростью ответили на письмо. Менеджер замечает, что один клиент откликнулся через 10 минут — его приоритет можно повысить.
• Пересылка. Вы понимаете, кто из получателей делится письмом. Клиент переслал презентацию — можете предположить, что она его «зацепила», хотя официального ответа ещё нет.
• Источник. Когда вы используете подменный адрес, трекер показывает, через какой канал пришёл человек. Например, если ответ поступил на письмо с ads@ — значит, лид из рекламной кампании, а не органического поиска.
• Дополнительные данные. Некоторые сервисы фиксируют повторные открытия, взаимодействие с вложениями, время чтения письма. Например, если получатель открыл файл с презентацией несколько раз — это сигнал высокой заинтересованности.