Финансовый учёт в диджитал-агентстве: зачем нужен и как вести

Бывает, агентство загружено проектами, деньги на счёте есть, но чистая прибыль минимальна. Часто причина в том, что владельцы не ведут финансовый учёт и не знают, сколько зарабатывают на каждом клиенте. В итоге вместо того, чтобы сфокусироваться на высокомаржинальных проектах, они тащат убыточные, не подозревая об этом.

В статье эксперт сервиса Adesk Алла Потехина расскажет, как финучёт помогает контролировать деньги бизнеса и с чего начать его вести.

Зачем вести учёт в агентстве

Управленческий финансовый учёт помогает предпринимателю понимать, что происходит с бизнесом в режиме реального времени, прогнозировать будущее компании и принимать решения с опорой на цифры, а не ощущения. Он отвечает на вопросы:

• Сколько агентство зарабатывает на самом деле?
• Какие клиенты и проекты приносят прибыль, а какие нет?
• Корректно ли установлены цены на услуги?
• Хватит ли денег на оплату обязательных платежей — зарплаты команде и подрядчикам, аренды офиса и электроэнергии в следующем месяце?
• Сколько можно вывести на себя, не навредив бизнесу?

Этим управленческий учёт отличается от бухгалтерского. Бухучёт ведётся почти в каждой компании, и его цель — вовремя и без ошибок сдавать отчётность в госорганы. Он собирается по итогам месяца или квартала, поэтому на его основе сложно принимать взвешенные решения. Например, бухгалтерский учёт покажет итоговую прибыль за период, но на какой услуге бизнес зарабатывает больше — SMM или настройке контекстной рекламы — узнать не получится.

Особенности управления деньгами в агентстве

Чтобы финансовый учёт приносил пользу, он должен отражать специфику работы конкретного бизнеса. Вот на что важно обратить внимание агентствам.

Длинный цикл сделки. Реализация проекта может проходить в несколько этапов и длиться месяцами. Например, чтобы выпустить подкаст, нужно сначала написать сценарий, потом провести съёмку, затем смонтировать и согласовать финальную версию с клиентом.

При этом деньги от заказчиков поступают неравномерно, а затраты компания несёт на каждом этапе работы. Здесь предприниматели часто совершают ошибку: признают выручку в тот момент, когда оплата поступила на счёт, хотя работу ещё нужно выполнить. Из-за этого легко перепутать аванс с прибылью и попасть в кассовый разрыв — ситуацию, когда бизнес в целом успешный, но в моменте денег не хватает.

Поэтому агентствам необходимо фиксировать выручку и расходы по факту выполнения обязательств перед заказчиком, а не в момент поступления или списания денег со счёта.

ФОТ — основная статья расходов. Главный актив агентства — это люди, поэтому зарплаты сотрудников могут занимать до 70% всех расходов компании. Это напрямую влияет на себестоимость проектов: чем больше часов команда тратит на задачи клиента, тем дороже он обходится агентству.

Например, три специалиста работали над проектом месяц: разработчик, дизайнер и менеджер. Допустим, их зарплаты в сумме составили 300 000 ₽. Добавьте сюда аренду, налоги и административные расходы, и реальная себестоимость проекта окажется выше, чем предполагалось на старте. Если не закладывать все расходы в цену услуг, агентство рискует работать в ноль или даже в минус.

Рекламные бюджеты клиентов ≠ выручка. Агентство часто получает от клиента сразу весь бюджет — и на рекламу, и на свои услуги. Если включить деньги на продвижение в выручку, оборот будет выглядеть большим, а маржа — несоизмеримой. Поэтому выручкой можно считать только то, что агентство получило за свою работу.

Какие управленческие отчёты внедрить в агентстве

К базовым относят: ДДС, ОПиУ и баланс, — они позволяют оценить общее состояние бизнеса.

Отчёт о движении денежных средств, ДДС, кэшфлоу, — помогает узнать, откуда поступали деньги, на что их тратили и сколько ещё осталось.

Отчёт о прибылях и убытках, ОПиУ, PnL, — показывает реальную прибыль за период: по агентству в целом и по каждому проекту отдельно.

Баланс отражает, чем владеет агентство и насколько оно финансово устойчиво и отвечает на вопросы:

• У кого есть финансовые обязательства перед бизнесом, и кому он должен.
• За счёт каких средств компания работает — собственных или заёмных.

Такой отчёт полезен для принятия стратегических решений — например, когда планируете расширяться или привлекать инвесторов.

Дополнительные инструменты

Платёжный календарь — это прогноз поступлений и выплат на ближайшие недели. Если на счёте недостаточно денег на оплату расходов, собственник сразу это увидит и сможет заранее подстраховаться — например, попросить отсрочку платежа.

Финансовая модель. Это Excel- или Google-таблица, которая помогает просчитывать разные сценарии развития бизнеса. В неё вносят ключевые показатели: средний чек, расходы, выручку и другие данные. Например, благодаря ей можно оценить, как изменится прибыль, если увеличить конверсию в покупку на 2%, или понять, готова ли компания к запуску нового направления.

Учёт по проектам, сделкам — это способ фиксировать доходы и расходы агентства. Он нужен, чтобы видеть себестоимость работ, маржинальность и сравнивать рентабельность проектов между собой.

В проектном учёте используют два подхода:

• Анализ по каждой сделке. Для этого собирают отдельные ДДС и ОПиУ — так видно, сколько денег поступило от конкретного клиента и было потрачено на оказание услуги, и какую прибыль агентство получило в итоге.
• План-фактный анализ. До старта проекта составляется смета: сколько планируете потратить и заработать. В процессе выполнения работы фиксируются понесённые расходы, поэтому отклонение от плана видно сразу.

👉 Например, агентство ведёт двух клиентов. Первому разрабатывает сайт: стоимость услуги — 150 000 ₽, расходы на команду и подрядчиков — 90 000 ₽, маржа 40%. Второму ведёт соцсети за 80 000 ₽ в месяц. Изначально расходы на проект планировались в 40 000 ₽ — маржа должна была составить 50%. В процессе клиент начал вносить десятки правок, а один из подрядчиков пропал: пришлось срочно нанимать нового и переплачивать за срочность. В итоге расходы выросли до 72 000 ₽, а маржа упала до 10%. Без учёта сделок этого не видно: оба проекта выглядят прибыльными, хотя второй фактически «съедает» время команды и почти ничего не приносит.

Как собственнику агентства начать вести учёт: чек-лист

Главная ошибка — пытаться внедрить всё и сразу: ДДС, ОПиУ, баланс, учёт сделок, платёжный календарь и десятки других отчётов. Так вы только закопаетесь в таблицах, выгорите и надолго забросите учёт. Начните с базы, а когда освоитесь — добавляйте новые инструменты.

1. Определите, чего вам не хватает для принятия решений. Прежде чем что-то внедрять, сформулируйте конкретные вопросы, на которые хотите получить ответы. Например: какие проекты самые рентабельные? Хватит ли денег на выплату зарплат сотрудникам в следующем месяце? Ответы на эти вопросы и будут целями управленческого учёта.

2. Рассчитайте себестоимость каждой сделки. Выпишите прямые затраты. Для диджитал-агентств это, как правило, зарплата сотрудников, занятых на конкретном проекте: дизайнеров, редакторов, аккаунт-менеджеров, плюс подрядчиков на фрилансе. Далее добавьте косвенные расходы: аренду офиса, бухгалтерию, налоги, оплату эквайринга, специализированного ПО и так далее. Распределите затраты между проектами пропорционально — например, по количеству часов, которые команда потратила на каждого клиента. Только так получится увидеть, сколько проект стоит агентству на самом деле — и правильно ли выставлена цена.

Например, агентство ведёт соцсети клиента за 50 000 ₽ в месяц. Прямые расходы: контент-менеджер потратил 20 часов — 15 000 ₽, дизайнер сделал визуал — 8 000 ₽, таргетолог настроил рекламу — 7 000 ₽. Итого прямых расходов — 30 000 ₽, и на первый взгляд кажется, что проект приносит 20 000 ₽ прибыли.

Если же прибавить косвенные расходы в размере 12 000 ₽, полная себестоимость проекта — 42 000 ₽, реальная прибыль — 8 000 ₽. На основе данных можно решить, насколько выгодно работать с клиентом.

3. Составьте отчёт об обязательствах. Это таблица, в которой нужно указать, сколько денег вам не заплатили клиенты за выполненную работу и какую сумму вы должны контрагентам — например, арендодателю, налоговой, подрядчикам.

💡 Ведите отчёт об обязательствах по каждой сделке агентства — так будете точно знать, кто, кому и сколько должен. Чтобы не допускать кассового разрыва, отслеживайте, по каким проектам вы уже выполнили работу, но оплата не поступила.

4. Начните вести ДДС. Это первый и самый важный отчёт. Для старта хватит простой таблицы — в интернете много готовых шаблонов, достаточно найти подходящий и адаптировать его под себя. Некоторые агентства годами ведут учёт именно так — записывают все банковские операции, отслеживают денежные потоки. Это рабочая схема, хотя и отнимает несколько часов в неделю. Важно: записывайте все поступления и списания и отслеживайте динамику хотя бы раз в месяц.

5. Внедрите ОПиУ и баланс. Когда освоите ДДС и научитесь работать с обязательствами — подключайте ОПиУ. Именно он покажет финансовый результат по каждому клиенту и направлению. Где вести учёт: варианты для маленьких и больших агентств.

Начать можно с Excel или Google Sheets: в сети есть бесплатные шаблоны, которые легко адаптировать под свой бизнес. В таблицах получится добавить нужные статьи доходов и расходов, сделать разбивку по направлениям и вести отчётность. Если финансовых операций у компании немного — до 10 в неделю, это — неплохой вариант. Здесь есть один минус: всё нужно делать вручную. Вносить каждую операцию, настраивать формулы и взаимосвязи между показателями, а в конце месяца подбивать цифры в отчёт. Если вдруг слетит формула, придётся разбираться в причинах и перепроверять данные. Иначе есть риск принять важное решение на основе недостоверной информации.

Если хотите избавиться от рутины — рассмотрите специализированные сервисы финансового учёта. Они автоматически подтягивают операции из банка, разносят их по статьям и проектам, строят отчёты и графики в режиме реального времени. По мере роста агентства это особенно актуально: когда операций станет несколько сотен в неделю, софт сэкономит время и позволит сфокусироваться на стратегии, а не работе в таблицах.