Как заполнить декларацию по УСН за 2025: подробный гайд для ИП и ООО с примерами

Упрощённая система налогообложения (УСН) — это специальный режим для бизнеса и индивидуальных предпринимателей, при котором отчитываются перед налоговой раз в год. В 2026 компании подают декларацию до 25 марта, ИП — до 27 апреля. 

Форму отчётности и порядок заполнения обновили — в этом году можно сдавать декларацию по старой или новой форме. Но последняя — проще и удобнее. Рассказываем и показываем, как её заполнить.

Разобраться в теме помогла Айгуль Шадрина, генеральный директор бухгалтерской компании S4 Consulting.

Что нового в декларации за 2025 год

В 2025 году форма, правила заполнения и формат подачи декларации обновились. Вот главные изменения:

• Новые штрихкоды.
• Больше не указывают признак применения налоговой ставки: из раздела 2.1.1 исчезла строка 101, из 2.2. — 201.
• Теперь отражают сумму страховых взносов в разделе 2.1.1 — строки 150, 160–162 — и 2.2 — строки 290, 300, 310, 320.
• Если место постановки на учёт менялось в течение 2025 года, указывают ставку по закону субъекта РФ по новому месту, если она выше прошлой ставки, в строках 120–123 раздела 2.1.1 и строках 260–263 раздела 2.2.
• Строки 130–133 и 270–273 — там указывают сумму налога в зависимости от ставки.
• Коды способов подачи декларации: добавили код 13 — подача через ЛК на сайте ФНС, убрали коды 03 и 08 для подачи в бумажном виде через представителя, по почте или в виде скана через интернет.

Пошаговый гайд: как заполнить декларацию по УСН «Доходы»

Форма декларации для УСН «Доходы и «Доходы минус расходы» одинаковая. Отличается только порядок заполнения. Для тех, кто работает по УСН «Доходы» обязательно заполнить титульный лист, разделы 1.1 и 2.1.1.

Титульный лист. На нём укажите:

• ИНН компании или ИП,
• номер корректировки: когда сдаёте в первый раз — 0, а если вносите уточнения, то — 1 и дальше по порядку,
• код налогового периода: стандартный вариант — 34,
• отчётный год: 2025,
• код налоговой инспекции, где компания или ИП стоят на учёте, — если не помните, узнайте на сайте ФНС,
• код местонахождения: обычно 210 — для ООО, 120 — для ИП,
• ФИО руководителя компании или ИП,
• номер телефона,
• код объекта налогообложения: 1.

Раздел 1.1. Здесь информация о том, где и сколько налогов вы должны заплатить. Первая строка — это код по ОКТМО, общероссийскому классификатору территорий. Это код той территории, где вы будете платить налог за год, и где были уплачены авансовые платежи. Узнайте его на сайте «Росстата» или ФНС. 

У каждого муниципального образования он свой. Например, в Санкт-Петербурге — 40000000, а в Петергофе — 40395000. Укажите код в строке 010. А если в течение года переезжали, то напишите соответствующие коды в строках 030, 060 и 090.

Следующие строки: 020, 040, 070 — для сумм авансовых платежей за первый квартал, полугодие и девять месяцев соответственно. Если за полгода получилась сумма налога к уменьшению, внесите её в строку 050. Если такая есть за девять месяцев — в строку 080.

В строке 100 напишите сумму налога к доплате за год. Если доплачивать нечего, а нужно уменьшать, внесите сумму налога к уменьшению в строку 110.

Строка 101 — только для ИП, которые в 2025 году утратили право на патент. Если это ваш случай, в строке укажите, сколько успели заплатить за патент.

Раздел 2.1.1. На странице три и четыре — расчёт налога. В строке 102 компании и ИП, у которых в 2025 году были заключены трудовые договоры с сотрудниками и по ним шли выплаты, указывают 1, ИП без сотрудников — 2.

В строки 110–113 впишите суммы доходов за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. На сайте ФНС пишут, что налогоплательщики здесь часто ошибаются. Они указывают суммы поквартально. Правильно — внести суммы именно за те периоды, которые обозначены в бланке.

В 120–123 строках напишите налоговую ставку бизнеса или ИП. Если она не менялась в течение года, то значения будут одинаковыми.

Строка 124 — обоснование применения пониженной налоговой ставки. Региональные ИП и бизнесы имеют право снизить налоговую ставку с 6% до 1%. Часто об этом никто не говорит, а налоговая не пересчитывает по своей инициативе. Сниженные региональные ставки действуют для отдельных регионов и видов деятельности. Уточните свою ставку в перечне налоговых ставок УСН по регионам на 2025 год.

В первой части строки 124 впишите соответствующий код, в котором говорится о праве на понижение ставки:

• 3462010 — объект «Доходы»,
• 3462040 — для налоговых каникул.

Во второй части после знака «/» напишите номер, пункт и подпункт статьи закона, который устанавливает пониженные ставки на территории вашего субъекта. Первые четыре клетки — это номер статьи. Точку ставьте в отдельной клетке. Пустые клетки перед номером заполните нулями. Например, статью 2.2 запишите так: 02.2.

С пятой по восьмую клетку — номер пункта или части по тем же правилам. Последние четыре клетки — номер подпункта или пункта.

Строки 130–133 — суммы налогов по периодам. В бланке описана схема, как считать: умножьте доходы за период, например полгода, на налоговую ставку. Произведение разделите на 100.

Если у ИП или в компании работают наёмные сотрудники, обязательно заполните строки 140–143. Это страховые взносы за персонал и их больничные за первые три дня нерабочего времени. Они уменьшают сумму налога или авансовых платежей по налогу до 50%. Цифры в этих строках должны быть меньше или равны половине сумм из строк 130–133 соответственно.

Строки 150–162 заполняют только ИП. Эти строки показывают ФНС, как именно страховые взносы ИП распределились по периодам и уменьшили налог.

Остальные разделы. Их бизнес заполняет только в особых случаях.

• Раздел 2.1.2 — те, кто платит торговый сбор в Москве. Сюда вносят уплаченные суммы торгового сбора. Размер зависит от торговой площади и места расположения бизнеса.
• Раздел 3 — те, кто получают целевые средства.
• Раздел 4 — упрощенцы, которые работают в ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областях и уменьшают налог на расходы по покупке контрольно-кассовой техники: кассовых аппаратов, фискальных регистраторов.

Больше в декларации ничего заполнять не нужно. Оставшиеся разделы — для тех, кто на УСН «Доходы минус расходы».

Пошаговый гайд: как заполнить декларацию по УСН «Доходы минус расходы»

Для предпринимателей и бизнесов на УСН «Доходы минус расходы» обязательно заполнить титульный лист, разделы 1.2 и 2.2. Титульник заполняйте по инструкции выше, только в строке «Объект налогообложения» ставьте не 1, а 2. Разделы 3 и 4 в декларации — только для целевиков и упрощенцев в новых регионах.

Раздел 1.2. В строке 010 укажите код ОКТМО. А если переезжали как ИП или релоцировали компанию в течение года, то в строках 030, 060 и 090 укажите ОКТМО других локаций.

В строках 020, 040, 070 пропишите авансовые платежи, начисленные за первый квартал, полугодие, девять месяцев соответственно.

Строки 050 и 080 нужны, чтобы зафиксировать суммы авансовых платежей к уменьшению за разные периоды.

Строка 101 — для ИП, которые в 2025 году работали по патенту и перестали. Если это относится к вам, укажите сумму налога, который уже заплатили до утраты права на патент.

Ещё нужно заполнить одну из строк 100, 110 или 120:

• 100 — если вам надо доплатить налог за год,
• 120 — если по итогам года вы платите минимальный налог — 1% от годовых доходов,
• 110 — если обычный или минимальный налоги меньше авансовых платежей. В этом случае, укажите в строке разницу. Её можно вернуть или засчитать в следующую оплату.

Раздел 2.2. В строках 210–213 укажите суммы доходов бизнеса за первый квартал, полгода, девять месяцев, год. Дальше похожим образом в строках 220–223 пропишите суммы расходов. Строку 230 заполняйте, если переносите убыток с прошлых лет.

Заполните строки 240–243, если ваш бизнес зарабатывает больше, чем расходует. Если работаете в убыток, поставьте здесь прочерки и заполните строки 250–253.

В строках 260–263 обозначьте налоговую ставку в указанном периоде. Заполните строку 264, если у вас пониженная ставка. Как это сделать, рассказали выше в описании строки 124 — принципы идентичны. Если у вас обычная ставка, оставьте эту строку пустой.

В строках 270–273 укажите суммы авансовых платежей. Посчитайте по формуле: налоговая база за период × налоговая ставка / 100. На бланке подробно указано, откуда брать каждую цифру.

В строке 280 запишите сумму минимального налога за весь год. Это сумма, которую обозначили в строке 213, разделённая на сто.

Строки 290–320 заполняют только ИП. Укажите там суммы страховых взносов по периодам. Если какого-то показателя нет, ставьте ноль.

Как подать нулевую декларацию

Нулевую декларацию подают компании и ИП, если не вели деятельность в 2025 году. А ещё те, у кого не было доходов по УСН «Доходы» и ни доходов, ни расходов по УСН «Доходы минус расходы».

Заполните титульный лист по схеме, которую найдёте выше. Если работаете по УСН «Доходы», то в разделе 1.1 в строке 010 укажите свой код ОКТМО. В разделе 2.1.1 заполните строку 102. Ставьте 1, если у вас есть сотрудники, 2 — если вы ИП без персонала. В строках 120–123 укажите налоговую ставку. Обычно это 6%.

Если работаете по УСН «Доходы минус расходы», тоже заполните титульник. В разделе 1.2 заполните строку 010 кодом ОКТМО. В разделе 2.2 в строках 260–263 укажите налоговую ставку. Обычно это 15%.

На каждой странице сверху укажите ИНН и КПП, а внизу — подпишитесь и поставьте дату заполнения. Подавайте нулевую декларацию в том же порядке, что и обычную.

Как подать декларацию по УСН за 2025 год

Декларацию подают в налоговую по месту жительства ИП или месту регистрации ООО. Если по среднесписочной численности в течение года было меньше ста сотрудников, то налогоплательщик может сдать декларацию как в бумажном, так и в электронном виде. Если больше — только электронную версию.

В бумажном виде документ приносят и в налоговую и передают оператору лично. Другой способ — отправить по почте. Датой подачи будет считаться дата отправки по почтовому штемпелю на конверте.

В электронном виде тоже два варианта: через оператора электронного документооборота, если используете ЭДО, и через личный кабинет на сайте налоговой. В обоих случаях нужна электронная подпись. Подача через сайт — это пилотный проект ФНС. Она выпустила подробную инструкцию для налогоплательщиков с ответами на часто задаваемые вопросы.

Ответственность за несдачу или ошибки в декларации

Ошибки бывают даже у самых внимательных. Если вы поняли, что неправильно посчитали доход или допустили другую неточность уже после того, как отправили декларацию в налоговую, подайте ещё одну — уточнённую. Заполните тот же бланк верными данными, а на титульном листе поставьте номер корректировки 1. Индивидуальным предпринимателям важно успеть сделать это до 27 апреля.

Тем, кто сдаст после крайнего срока, выпишут штраф — 5% от не уплаченной вовремя суммы за каждый месяц просрочки, но не больше 30% и не меньше 1 000 ₽.

К ООО применяют дополнительную меру: директору или главному бухгалтеру приходит предупреждение или штраф от 300 ₽ до 500 ₽.

Если налоговая не получит заполненную декларацию до 22 апреля от ООО и до 27 мая от ИП, то заблокирует счета.

Если по ошибке сумма налога в декларации — меньше реальной или налогоплательщик не уплатит налог до крайнего срока, ФНС применит пени: 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ в день от суммы недоимки. Если не платят даже после напоминания, ФНС выпишет штраф: 20% от суммы неуплаченного налога. А если неуплату посчитают умышленной, то 40%.

Часто задаваемые вопросы

Как отражать ОКТМО при смене места нахождения? Проверьте, по какому адресу был зарегистрирован бизнес или вы как ИП на последний день каждого отчётного периода: первого квартала — 31 марта, полугодия — 30 июня, девяти месяцев — 30 сентября, года — 31 декабря. Код этого места укажите в соответствующей строке в первом разделе декларации. 

Нужно ли сдавать декларацию при закрытии ИП? Да, если ИП работал в 2025 году, а потом закрылся, он должен отчитаться перед налоговой. На титульном листе в поле «Код налогового периода» укажите 50. Заполните декларацию по инструкции выше. Вносите данные с 1 января до даты закрытия.

Как заполнить строку 150 декларации по УСН? Её заполняют только ИП и указывают фиксированную сумму страховых взносов, которую учли для уменьшения налога за 2025 год, — 53 658 ₽.