Гайд по Битрикс24: как с его помощью планировать работу и увеличивать выручку

Битрикс24 — это система управления проектами. В ней есть всё, что делает работу проще: таск-трекер, шаблоны писем, CRM и онлайн-конструктор сайтов. Такие фишки пригодятся как руководителю, так и команде. Разбираемся, как использовать систему, чтобы больше зарабатывать и освободиться от рутинных задач.

Кому подойдёт Битрикс24: 4 сферы, в которых он нужен

Битрикс24 — универсальная система, но лучше всего она вписывается в бизнесы, где много процессов, ролей и точек контакта с клиентами. Ниже — несколько сфер, для которых сервис подойдет лучше всего, и примеры, как именно он помогает в работе.

Digital-агентствам: контроль проектов, команды и клиентов в одном окне. В агентствах CEO одновременно следит за продажами, загрузкой специалистов, сроками и коммуникацией с клиентами. В Битрикс24 это решается связкой CRM и задач: заявки фиксируются в системе, затем превращаются в проекты с этапами, дедлайнами и ответственными.

👉 Кейс. Digital-агентство ведёт несколько клиентских проектов. Все задачи дизайнеров, копирайтеров и маркетологов собраны в отдельных проектах, комментарии и файлы — в карточках задач, а договорённости — в CRM. Руководитель видит загрузку команды и статус каждого проекта, не переключаясь между сервисами.

Интернет-магазинам: прямой путь заказа от заявки до доставки. Для e-commerce важно контролировать весь цикл заказа. Битрикс24 объединяет продажи, склад и логистику в одном интерфейсе и помогает синхронизировать задачи сотрудников из разных отделов.

👉 Кейс. Интернет-магазин делит воронку на два направления: «Продажа» и «Доставка». Сначала заказ согласовывают с клиентом, затем автоматически передают в комплектацию и логистику. CRM показывает статус сделки, складской учёт — остатки товаров, а автоматизация помогает не продавать то, чего нет в наличии и вовремя уведомлять клиента о доставке.

Продуктовым командам: разработка от бэклога до релиза. IT-команды чаще всего работают по методологии Scrum или спринтам — в каждом подходе важно видеть весь процесс разработки. Битрикс24 позволяет организовать работу так, чтобы в одном месте были задачи, спринты и коммуникации, а команда не переключалась между кучей разных инструментов.

👉 Кейс. Продуктовая команда ведёт разработку SaaS-сервиса. Бэклог и спринты команда оформляет на Scrum-доске, прогресс отслеживает через Kanban и диаграммы Ганта, а задачи обсуждает в карточках. Если продукт продаётся клиентам, CRM помогает вести лиды и сделки, не вынося продажи в отдельную систему.

Узкопрофильным бизнесам: индивидуальные решения с интеграцией. Битрикс24 предлагает модули, которые можно адаптировать под конкретные задачи. 

👉 Кейс. Клиника выстраивает работу с пациентами в Битрикс24. Заявки на приём приходят с сайта и по телефону, затем автоматически попадают в CRM. Администратор видит расписание врачей, записывает пациентов и фиксирует обращения в карточке клиента. Медкарты, результаты анализов и назначения хранятся в системе, которая отправляет пациентам напоминания о визите и онлайн-консультации. Это снижает нагрузку на администраторов и позволяет следить за приёмами.

В чём особенность Битрикс24: разбираемся в полезных модулях

Вообще Битрикс24 — это конструктор из разных сервисов. Их можно подключать по отдельности или использовать все сразу — зависит от ваших задач. Например:

• Если продаёте товар через свой интернет-магазин → можно подключить CRM и автоматизацию воронки.
• Если у вас IT-команда → можно работать с канбан-доской.

Ну и так далее. Сейчас разберём основные модули, которые подключают большинство компаний. 

CRM. В Битрикс24 удобно работать с продажами и клиентской базой. В системе вы сможете хранить данные о клиентах, сделках и товарах. А если сможете заглянуть в историю взаимодействий: здесь хранятся записи последних звонков и переписок, письма и статусы оплат. С этими данными менеджеру или маркетологу будет удобно выстроить воронку продаж и включиться в работу с клиентом.

Ещё CRM можно передать повторяющиеся действия: распределять заявки между менеджерами, менять статусы сделок, ставить напоминания и запускать сценарии общения с клиентами. Также система помогает сегментировать базу: выделить новых клиентов, постоянных покупателей или тех, кто давно не выходил на связь.

Канбан-доска. По сути, это таск-менеджер, который помогает вести проекты от постановки задачи до результата. Работает так: вы ставите задачи сотрудникам, объединяете их в проекты, назначаете срок и ответственных, а прогресс видите прямо на доске. Иногда доски адаптируют под цели проекта и количество человек в команде.

В карточках задач есть чек-листы, история активности и комментарии. Например, digital-агентство может вести клиентский проект в одном пространстве: задачи для дизайнера, копирайтера и маркетолога — все всё видят в одном месте и не бегают в мессенджеры.

Чаты и звонки. Битрикс24 можно сделать внутренней соцсетью компании — использовать отдельные чаты, видеозвонки и рабочие группы.

Для чего Битрикс24 нужен бизнесу: 6 готовых сценариев с ключевыми функциями 

Внедрять Битрикс24 можно по разным причинам: одним компаниям нужно наладить работу с задачами, другим — упростить работу с продажами. В любом случае система 

поможет наладить процессы и сократить рутинную работу команды. Ниже — шесть сценариев, в которых сервис чаще всего оказывается полезным для бизнеса.

Гибкое управление. В Битрикс24 все процессы вы видите в одном пространстве — по проектам, командам и направлениям. Это удобно, если в компании много параллельных задач и кроме штатных сотрудников, есть, например, фрилансеры.

👉Что можно делать:

• Ставить задачи одному сотруднику или сразу группе людей.
• Объединять задачи в проекты и рабочие группы.
• Выбирать формат работы: список, Kanban, диаграмма Ганта.
• Назначать дедлайны, приоритеты и ответственных.
• Ограничивать доступ — проекты могут быть открытыми или по приглашению.
• Подключать фрилансеров и подрядчиков без доступа ко всей системе.

👉Пример. Маркетинговое агентство запускает сайт для клиента. Руководитель проекта видит всю картину: сроки, задачи дизайнеров и разработчиков, комментарии и правки, может менять приоритеты и добавлять новые задачи. Дизайнеру же открыт доступ только к своим задачам и макетам. Клиента добавляют наблюдателем — он видит основные этапы, но не вмешивается во внутренние процессы команды.

Работа с документами и файлами. В Битрикс24 есть встроенное пространство для хранения и совместной работы с документами. Здесь можно создавать тексты, таблицы и презентации, точечно открывать к ним и работать над файлами одновременно с коллегами, как в Google Docs. Система сохраняет историю изменений: видно, кто и что редактировал, и при необходимости можно откатиться к предыдущей версии. Это удобно, если над документом работают несколько отделов и ещё клиент.

👉Если у вас много типовых задач, пригодятся шаблоны. Например, вы можете сделать две версии договора — для b2c и b2b-клиентов — и привязать их к CRM. Тогда при создании документа Битрикс24 автоматически подтянет данные из карточки клиента и сделки: реквизиты, сумму, менеджера и даты. Сотруднику остаётся только проверить и отправить документ.

Интеграция с сервисами аналитики. Битрикс24 можно связать с сервисом Callibri, чтобы все обращения с сайта — звонки, заявки, письма — автоматически создавались в CRM как новые лиды или контакты.

👉 Это позволяет:

• хранить всю историю взаимодействий с клиентом в одном месте;
• автоматически назначать ответственных за обработку обращений;
• передавать в CRM данные: источник обращения, посадочную страницу, ClientID Яндекс/Google для аналитики;
• видеть, какие каналы приносят лиды, и корректировать маркетинговый бюджет;
• получать данные в сквозной аналитике: лид успешно конвертирован, не обработан или потерян.

Подробнее о том, как подключить синхронизацию с Битрикс24, можно прочитать в этой статье. 

Автоматизация рутинных процессов. Система помогает сэкономить время на напоминаниях, согласовании документов, выставлении счетов и отправке уведомлений клиентам. В сервисе можно задать правило: что должно произойти после определённого события. Тогда не придётся менять статус вручную.

👉Вот несколько примеров, как работает автоматизация:

• Сотрудник загрузил договор → документ уходит на согласование юристу и финансовому отделу.
• Новый лид оставил заявку → в CRM создаётся карточка клиента и назначается ответственный.
• Задача не выполнена в срок → руководителю приходит уведомление → дедлайн переносится или ставится напоминание исполнителю.
• Клиент долго не отвечает → система отправляет менеджеру напоминание связаться с клиентом/ уходит follow-up-письмо.

Усиление маркетинговых кампаний. CRM помогает выстроить весь путь клиента — от первого касания до повторной покупки. Система хранит историю взаимодействий, фиксирует сделки и подсказывает следующий шаг менеджеру. 

👉Для маркетинга в Битрикс24 есть встроенные сценарии:

• триггерные рассылки — например, письмо клиенту после заявки или напоминание о незавершённой покупке;
• персональные предложения — скидки или акции на основе поведения и истории покупок;
• ретаргетинг — синхронизация с рекламными платформами, чтобы возвращать клиентов, которые уже взаимодействовали с брендом.

Аналитика продаж. Битрикс24 собирает данные по лидам, сделкам и работе отдела продаж в одном месте. Если пользоваться всеми отчётами, можно увидеть общую картину по выручке, загрузке менеджеров и эффективности маркетинга.

👉Что показывает аналитика:

• количество лидов и сделок за выбранный период;
• конверсию на каждом этапе воронки;
• точки, где чаще всего теряются клиенты;
• эффективность менеджеров и скорость закрытия сделок;
• результативность рекламных каналов;
• отчёты по отделам, товарам, источникам и воронкам.

👉Пример. Компания запускает контекстную рекламу и таргет в соцсетях. В отчётах Битрикс24 видно: из контекста в сделки переходит 20% лидов, из соцсетей — только 9%. Руководитель снижает бюджет на таргет и перераспределяет его в контекст, чтобы увеличить выручку.

Стоит ли внедрять Битрикс24: сравниваем плюсы и минусы 

Прежде чем выбирать систему управления проектами, важно понимать, с какими особенностями придется столкнуться. 

Рассмотрим плюсы системы:

Расширенный функционал. В одной системе Битрикс24 объединяет инструменты для ведения проектов, складского учета, управления клиентской базой и коммуникацией внутри компании.

Инструменты для автоматизации работы. Чек-листы, роботы для CRM e-mail-рассылки с шаблонами писем — примеры функций, которые экономят время команды. Каждый инструмент нужно настроить один раз и забыть про рутинную отправку уведомлений или выставлении счета.

Система коммуникации. Встроенные чаты, видеозвонки, телефония, внутренняя соцсеть, e-mail-рассылки, интеграция с IP-телефонией помогают собрать все точки касания с клиентом. А для общения внутри команды есть корпоративный мессенджер.

Гибкая настройка. Битрикс24 легко подстроить под конкретные процессы компании. К системе можно подключать готовые модули или дорабатывать систему с помощью API, создавать собственные сценарии автоматизации.

Большой выбор интеграторов. Популярность платформы позволяет выбрать сертифицированного партнёра для внедрения и сопровождения. Список интеграторов можно посмотреть на официальном сайте.

Теперь рассмотрим минусы:

Сложность освоения. Множество функций и модулей делают платформу непростой для новичков. Чтобы эффективно работать, сотрудникам часто требуется обучение и время на адаптацию.

Только платные тарифы. Чтобы внедрять модули и автоматизацию, нужна платная подписка. Она стоит от 1 619 ₽ за одного пользователя на базовом тарифе. На бесплатном тарифе можно работать в канбан-доске, общаться в чатах и использовать CRM для небольшой базы клиентов с ограничением на 100 задач.

Сбои в работе системы. Иногда в «Битрикс24» бывают неполадки. Например, из-за перегруженности серверов что-то не работает. В таком случае работа над проектами может временно встать на паузу.

В таблице ниже собрали вопросы, которые помогут понять, подходит ли вам Битрикс24.

Заключение: что стоит запомнить

Битрикс24 — универсальная платформа. Она помогает бизнесу управлять проектами, клиентами, продажами и коммуникациями в одном месте. Особенно полезна, если в компании много сотрудников, процессов и точек взаимодействия с клиентами.

Вот несколько особенностей системы:

Подходит для разных сфер. Digital-агентства, e-commerce, IT-команды и узкопрофильный бизнес могут адаптировать Битрикс24 под свои задачи благодаря модульной структуре.

Все инструменты в одном окне. CRM, задачи, канбан-доски, внутренние чаты, аналитика и маркетинговые сценарии позволяют контролировать работу команды без переключения между десятком сервисов. А для аналитики рекламы и общения с клиентами можно подключить CRM-чат Callibri.

Автоматизация экономит время. Согласование документов, выставление счетов, напоминания клиентам можно настроить один раз и доверить системе.

Обучение и внедрение. Есть много функций, поэтому команде потребуется время на освоение. Также учитывайте стоимость платных тарифов.